如何在QuickBooks中使用记忆交易

上个月的QuickBooks文章探讨了在桌面上安装QuickBooks的好处. 其中有三个影响到每个企业. 总结一下，QuickBooks可以帮助您:

• 节省时间.
• 省钱.
• 尽量减少错误.

有很多例子可以用来说明这个软件是如何做到这一点的，但是这个月的主题是使用 记住了交易. 这些是您设置的模板，其中包含可以在指定间隔重复的大部分(如果不是全部)信息, 消除了您定期输入相同重复数据的需要，减少了您出错的机会.

您可以为销售和购买事务创建这些事务模型. 例如, 你可能每个月的无线服务账单都是一样的，或者只是略有不同. Or, 您的客户每个月都有相同产品的长期订单, 或服务, 或者订阅费用.

QuickBooks使设置重复使用的交易变得非常容易，您将在下面更详细地了解它是如何工作的. 我们建议您在本教程中使用QuickBooks的一个示例文件.

创建模板

让我们从创建一个重复的账单开始. 点击 输入账单 在主页上填写所有字段，这些字段在每次创建账单时都保持不变. 在我们的例子中，我们正在支付水电费 到期金额 每个月都有变化，所以我们要留空吗. 完成后，单击 记住 在工具栏中打开此窗口:

供应商名称自动出现在左上角的字段中. 下面是四个选项的列表. 这些都与您希望在处理记忆事务时如何/是否收到通知有关. 您的选择是:

• 添加到我的提醒列表. QuickBooks将在您的 提示列表 对于每个记忆的事务. 不使用 提醒? 请打电话给.
• 不要提醒我. 什么也做不了.
• 自动事务输入. 只有当事务再次发生时，除了事务的日期没有变化之外，您才会选择此选项. QuickBooks将自动处理和分派事务.
• 添加到组. 如果您有多个同时到期的循环事务，您可以创建 组 并将事务分配给它们(稍后会详细介绍).

在窗口的右侧，打开旁边字段中的下拉列表 多长时间 然后从提供的选项中进行选择. 单击日历图标选择事务 下一个(截止)日期. 如果您只希望QuickBooks自动输入特定次数, 把它加到 剩余数量. 然后进入 提前几天进入.

需要进一步解释

让我们对这里讨论的两个概念进行扩展. 第一，交易提前通知. 如果你选择了 添加到我的提醒列表 对于任何记住的交易, 你需要告诉QuickBooks你的提醒应该提前多久开始出现. 打开 编辑 菜单和选择 首选项,然后 提醒.

应付交易备忘 的底部出现 公司的偏好 列表. 单击相应的按钮，以指示您是希望在控件中查看摘要还是列表 提醒 (或者什么都没有)以及警报应该提前多少天出现.

接下来, 组. 如前所述，您可以在一个组中合并同时到期的记忆事务. 如需创建，请转至 列表|记忆交易列表. 单击旁边的箭头 记住事务 在左下方，然后单击 新组 给它起个名字. 从可用的通知选项中选择并单击 OK.

现在您可以将记忆事务添加到这里 集团 右键单击它，选择 编辑记忆事务，并点击旁边的按钮 添加到组. 单击分配给的字段右侧的向下区域 组名称 然后选择刚才创建的.

谨慎的建议

这个特殊的QuickBooks功能已经与您分享，因为这样的软件可以节省时间并最大限度地减少错误. 还有许多其他功能也可以帮助您, 所以，如果你想了解更多关于他们的信息，请不要犹豫，打电话给我.

创建记忆事务的机制相当简单. 但是，如果账单没有按时支付(或者根本没有支付)，或者项目或服务没有得到发票，那么错误可能会付出高昂的代价. 如果你是QuickBooks的新手，请寻求帮助，因为独自工作可能会很棘手. 即使你是一个经验丰富的用户, 您可能第一次需要帮助来设置记忆事务. 如果您需要有关QuickBooks会计的任何其他方面的帮助，请联系办公室. 只要打个电话就能得到帮助.

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