搜索QuickBooks的七种方法

随着时间的推移, 你的QuickBooks公司的规模可能会增长到很难找到具体交易的程度. 例如, 假设你雇佣了一个新员工, 我想再订一张桌子来搭配你办公室里的桌子.

你模糊地记得上次订桌子是什么时候, 但不记得是哪个供应商了, 或者你付了多少钱. 在本文中，我们将讨论在QuickBooks中搜索此类交易的七种方法, 或者在必要的时候, 确定是否删除了事务.

# 1:注册
QuickBooks为你的资产负债表上的每个账户维护一个注册表, 包括银行账户, 库存, 应收账款, 以及其他资产. 应付帐款、贷款帐款和所有者权益也有登记.

这取决于你在找什么, 收银台可能是找到你想要的东西的快速方法, 比如我们一开始提到的那张桌子

• 选择编辑，然后使用寄存器 (或按Ctrl-R). 或者，您可以选择Banking，然后使用Register.
• 如图所示 图1，从列表中选择您的Furniture帐户，然后单击OK. 然后QuickBooks将显示一个类似于 图2.

图1: 每个资产负债表账户(不仅仅是现金账户)都有一个登记.

• 也显示在 图2，您可以使用“转到”按钮搜索寄存器. 这可以帮助您在包含许多交易的寄存器中缩小搜索范围.

图2: 注册表显示资产负债表帐户内所有交易的可搜索列表.

请记住，寄存器只是在QuickBooks中查找交易的一种方法, 并不总是适用于所有情况. 例如, 收入和支出账户没有登记，在这种情况下，你需要采取另一种方法.

#2:简单查找
可以把简单查找功能看作QuickBooks注册表中Go To功能的扩展版本. 选择编辑，然后查找(或按Ctrl-F)以显示中所示的窗口 图3.

如果需要，单击窗口顶部的Simple选项卡. 然后，您可以根据事务类型执行搜索, 如发票, 估计, 比尔, 检查, 等等:

• 从列表中选择一个事务类型.
• 可选择通过填写客户/工作、日期、交易#和金额来限制您的搜索. 没有必要填写这些附加字段, 但是，如果不这样做，您将返回给定类型的所有事务的列表, 这可能有用，也可能没用.

图3: Simple Find允许您在单个事务类型中进行搜索.

一旦你的交易列表出现在屏幕上，你有几个选项:

• 双击一个事务来查看它, 或者点击一次交易，然后点击Go To按钮.
• 单击Report按钮在屏幕上显示查找报告. 我们将在本文后面讨论, 然后，您可以单击Modify Report按钮来进一步优化Find报告的结果.
• 单击Export按钮将结果导出到逗号分隔值(CSV)文件或Excel电子表格.

#3:高级查找
该特性显示在 图4类似于类固醇上的简单查找. 您可以根据数十种标准的任意组合来搜索QuickBooks. 例如, 图4 显示了对米德尔菲尔德市购买价值500美元或以上电器的客户的搜索.

使用高级滤镜, 只需从Filter列中选择一个字段, 然后设定理想的标准. 您的输入选择将根据您选择的字段而变化.
例如，如果你点击名字 City，你可以输入一个城市.

相反，当您选择Item或Account这样的字段时，您可以进行多次选择. 根据需要继续添加新的过滤器. 您可以用这种方式制作一些非常精细的搜索. 消除一个过滤器, 在右侧列表中的项目上单击一次, 然后点击删除键. 或者，Reset按钮也会为你清除桥牌.


图4: 高级查找允许您为数十个可用字段指定标准.

# 4:搜索
当前版本的QuickBooks在编辑菜单上有一个搜索命令. 第一次选择此命令时，可能会提示您启用Google Desktop. 这样做将允许您使用在Internet上使用的相同搜索条件和约定来定位QuickBooks中的交易.

如图所示 图5, 该特性不会自动启用, 这样做可能会导致计算机性能的轻微下降. 如图所示 图6， Google Desktop会自动按类型对交易进行分组，你也可以选择按日期排序.


图5: 您必须在QuickBooks中启用Google桌面搜索.


图6: 谷歌桌面搜索自动按类型分组交易.

索引要求: Google Desktop最初在你的QuickBooks数据上运行一个索引过程. 所需的时间长短根据QuickBooks公司的规模而有所不同.

如果等到Google Desktop完成了初始索引，您将从搜索中获得最佳结果. 在此一次性过程完成后，新事务将自动编入索引.

#5:自定义列表
默认情况下，QuickBooks客户和供应商列表只显示名称和余额总额. 您可能没有意识到可以添加其他列, 比如电话号码, 而且每一列都是可排序的:

• 选择“客户”，然后选择“客户中心” (或按Ctrl-J).
• 右键单击客户列表，然后选择Customize Columns.
• 如图所示 图7, 您可以根据需要向列表添加任意多的附加字段, 以及在列表中上下移动字段. 完成更改后单击OK.

图7: 您可以在QuickBooks中的列表窗口中添加或删除列.

• 如图所示 图8时，可以调整列表中列的大小. 将鼠标放在字段名称之间，然后向左或向右拖动以调整字段的大小.

图8: QuickBooks列表列是可调整大小和排序的.

• 单击列表中某个字段的名称，以根据该列进行排序. 如图所示 图8，您可以使用此技术仅根据电话号码搜索客户.

#6:报告过滤器
一些QuickBooks报告就像一个数据消防栓, 给你的信息远远超过你真正需要的. 幸运的是, 每个报表在屏幕的左上角都有一个Modify report按钮, 这使你能够简化报告的结果.

如图所示 图9, 您可以单击Modify Report窗口的Filters选项卡，并做出与我们之前在Advanced Filter对话框中讨论的相同的选择.


图9: 大多数QuickBooks报表允许您应用过滤器来限制显示的数据量.

7 .审计跟踪: 如果您已经用尽了前面在QuickBooks中查找事务的所有方法, 最后一个要看的地方是审计跟踪. 有人可能有意或无意地删除了交易.

审计跟踪以前是QuickBooks中的一个可选特性, 但从2006年的版本开始, 它一直开着, 因此，您将始终有一个可搜索的记录，每笔交易曾经进入QuickBooks.

您无法在审计跟踪中查看已删除事务的详细信息, 但至少你会知道为什么它没有通过任何其他搜索方法出现:

• 选择报表、会计 & 税收，然后是审计跟踪.
• 一旦报告出现在屏幕上, 如果需要，您可以更改日期范围以选择更宽的范围. 您还可以单击Modify Report按钮并应用您希望的任何过滤器. 如图10所示，任何被删除的事务都将被这样标记.

Summary
希望您现在至少掌握了几种从QuickBooks检索事务或联系信息的新方法. 并非每种技术都适用于每种搜索, 但了解以下七种搜索QuickBooks的方法可以拓宽你的技能, 并帮助您检索有关您的会计记录中的任何信息.

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