Use QuickBooks Custom Fields to Improve Insight

If you're using QuickBooks, 你可能知道你在遵守复式记帐的规则. 软件的设计使您可以在没有意识到的情况下遵循这些需求. You're dealing with invoices and purchase orders, 银行账户核对，账单支付和工资, not debits and credits and journal entries. QuickBooks在后台完成复式录入部分.

而每个使用QuickBooks的企业都遵循同样的规则, 每个程序都有自己独特的结构，并且需要修改程序的某些元素来完成某些任务. For example:

• 在他们的记录中存储更多关于客户、供应商和员工的具体信息;
• 区分相似库存物品的变化
• Create more targeted reports.

This is where custom fields come in.

Defining Custom Fields

QuickBooks简化公司会计经理生活的方法之一是提供预先设计的记录和表单模板. Need to create an invoice? There's a form that already contains the most commonly-used data fields; you just fill in the blanks or select from drop-down lists. 希望存储有关客户和所售商品的信息? Ditto.

However, 如果您需要比QuickBooks提供的记录或表单更多的字段, you can easily add your own. 该软件可以让你为客户和工作添加15个字段, vendors, and employees, 对于任何一种记录类型，最多只能有7个字段(如果您想在其中两个中使用相同的字段), it will only count as one). 您最多可以为您的项目记录定义五个字段.

This type of modification is easy to do, but 仔细考虑应该添加哪些字段是至关重要的. 你不会想要花三到六个月的时间去学习一门没有必要的课程，然后再多学两门, for example. 在为库存项目创建记录时，这一点尤其重要.

你可能想安排一些时间和我们一起复习一下(如果你是管理库存的新手，可以探索一下QuickBooks的物品跟踪功能)。. You can 更改自定义字段名，但您需要了解这样做将如何影响您的数据.

假设您想要向客户记录添加一些自定义字段. 通过单击左侧垂直窗格中的选项卡或打开 Customers menu and clicking on Customer Center. 双击客户或单击右上方的小铅笔图标. The Edit Customer window opens.

Click on the Additional Info tab on the left and then on the Define Fields button in the lower right. The Set up Custom Fields for Names window opens, as pictured above.

Click in the first column, under Label. 输入您希望在记录和报告中显示的字段名称. Then click in the box or boxes below Cust, Vend, or Empl. 如果要在多个记录类型中使用同一字段，请在两个记录类型中都输入复选标记. 继续输入字段名，直到完成，然后单击 OK.

现在，当您创建客户记录时，您可以填写空白. 您的新字段将在某些报告中显示为过滤器.

在为QuickBooks中的项目创建自定义字段时，您将遵循类似的一组步骤. Open the Lists menu and select Item List. Double-click on any item to open the Edit Item window. Click the Custom Fields bar on the right, then Custom Fields and Define Fields. 如果你的公司销售的产品种类繁多, call the office before you attempt this.

通过添加自定义字段来个性化QuickBooks副本有很多好处. 但是这种主要的结构变化需要事先进行大量的思考和计划，以确保该功能对您的业务有利.

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