在QuickBooks中设置用户访问

如果你曾经手工记账的话, 您可能不允许每个员工都看到每个销售表单、帐户注册表和工资单. 最有可能的, 你建立了一个系统，允许员工只处理与他们工作相关的信息. 即便如此, 也许有那么几次, 例如, 有人拉错了文件夹，或者收到了一份他或她本不该看到的报告.

QuickBooks通过设置虚拟边界来防止这种情况. 您可以指定使用您的会计数据的员工可以访问软件的哪些功能. 每个员工都有一个唯一的用户名和密码，只能打开他或她应该访问的区域.

以下是管理员如何定义这些角色. 打开Company菜单并选择 设置用户和密码|设置用户. 的 用户列表 窗口打开. 你应该看到你自己报名成为 管理. 点击 添加用户 然后输入 用户名 和 密码 对于你要添加的员工. 确认 密码 在前面的方框里打勾 将此用户添加到我的QuickBooks许可证中. 点击 下一个.

注意:最多可以有五个人同时在QuickBooks公司文件中工作, 这取决于您购买了多少用户许可. 不确定? 新闻 F2 看左上角. 如果您需要五个以上的用户许可证, 请致电办公室了解如何升级到QuickBooks企业解决方案.

在下一个打开的窗口中(见上面的屏幕)，您将获得三个选项. 可能你通常会选择第二个选项, 它允许您指定该用户可以看到的屏幕以及他或她可以在那里做什么. 第一,QuickBooks的所有领域——很少会被答应. 第三个允许我们进来，做我们工作关系中列出的任何任务(故障排除), 监控, 创建和分析报告, 等.).

点击前面的按钮 QuickBooks的选定区域 然后 下一个. 您将看到一系列处理软件功能区域的屏幕中的第一个: 销售及应收帐款, 购货及应付帐款, 支票和信用卡, 库存, 时间跟踪, 工资单及雇员, 敏感会计活动 (资金转账、网上银行等.), 敏感财务报告, 更改或删除事务.

的 销售及应收帐款 Screen就是一个很好的例子. 您可以在上图中看到提供的选项. 通过点击图片中的按钮, 您正在授予该员工创建和打印事务的权限. 下面是这些选项, 你可以通过点击这个小框来阻止他或她看到客户的信用卡号. 当你完成后，点击 下一个.

继续点击 下一个 然后继续检查剩下的屏幕. 你的选择将是相似的. 但是一定要 仔细阅读所有的描述文字. 在此过程中，请记住机密性问题和安全性的重要性.

第九幕， 更改或删除事务，值得特别注意。. 首先，该员工是否能够更改或删除其指定区域内的事务?? 即使你雇佣这些员工时信任他们能处理好财务问题, 仔细考虑这个问题. 这取决于每天处理的交易量, 你可能想为自己保留这种能力.

我们可能或可能没有建立和密码保护 截止日期 您的公司档案. 这是一个特定时间框架内的账本“关闭”的日期,意思是不应该输入交易, 添加, 或者在此之前被删除. 我们可以和你谈谈这样做的利弊.

在此多步骤向导中的每个其他屏幕上，您都可以单击 回来 按钮返回到上一个窗口. 当你完成的时候, 您将看到一个类似于上图的屏幕，它总结了您刚刚做出的选择.

如果你对整个访问权问题感到不确定或困惑, 请来电讨论您的选择. 这些都是重要的决定. 你要向你的员工强调，限制他们的权限并不意味着你对他们缺乏信任. 相反，QuickBooks提供了这些工具来保护 每一个人 谁使用该软件，以及可能受到影响的任何外部个人和公司.

之前的提示 - 回到提示 - 下一个提示