Getting Ready for Payroll in QuickBooks Online

工资单可能是小企业会计中最复杂的部分. 你不仅要对你的员工直接负责, 但你也必须确保你正确处理了所有与福利和工资税有关的事情.

是否从手动系统切换到QuickBooks Online, or you have just hired your first employee, 您很快就会发现，该网站可以使您的工资单相关任务更加有组织和准确-大大加快了流程.

但在你开始准备第一次发工资之前, you have a lot of setup work to be done. 一定要在收到第一笔薪水之前给自己留点时间. This is not meant to be a payroll setup tutorial. While some step-by-step instruction is provided, initially, 我们只是想让你看看你需要什么信息，以及QuickBooks在线如何处理它.

Building a Backbone

你的工资单准备工作没有固定的顺序, 尽管在开始创建员工记录之前，您需要提供有关公司及其政策的一些背景信息.

QuickBooks Online不会指导您完成所需的步骤. 不过，它确实会显示一个页面，链接到您必须输入的所有数据. 点击右上方的齿轮图标，然后点击 Payroll Settings. You will see this screen:

You would have entered information about your Contact Information and Work Locations (under the Business Information 标题)当你第一次登录QuickBooks Online时. 同时，你也会暴露在 Chart of Accounts该公司已经有了专门用于发放工资的账户. You can see them by clicking Preferences | Accounting, but please do not customize these. 如果需要修改，我们会为您修改.

Payroll Policies

How often will you pay your employees? Go up to the Payroll heading in the upper left and click on Pay Schedules. Click Createand open the drop-down list next to Pay Period to select the frequency desired. 然后输入将在QuickBooks Online中运行的第一份工资单的日期及其涵盖的期间的结束日期. 如果您希望将此设置作为所有员工的默认设置，请单击下面的框. Then click OK to return to the previous page.

Open the Vacation and Sick Leave Policies window. 如果你还没有这些带薪假期的累积规则，让我们在这里帮助你. It is complicated. 完成后，单击后退箭头返回到 Pay Policies window and select Deductions/Contributions. Are you offering benefits like health insurance? 在开始完成这一部分之前，你需要准备好你的文件和信息.

Click the plus sign (+) in front of Add a New Deduction/Contribution and complete the fields here, then click OK. 您将在QuickBooks Online中的个人记录上将这些扣除分配给员工. If there are any Employee Garnishments 需要(如子女支持)，点击旁边的向下箭头 Add Garnishment for and select the worker from the list. 您将在打开的窗口中提供详细信息. 这些信息很可能是由请求它的机构提供给你的. When you are done, click OK.

Taxes and More

如果你是第一次接触工资，以前从来没有处理过工资税, 你将需要我们的帮助来正确地设置这个复杂的元素. Even if you have, 我们建议你打电话和办公室里的QuickBooks在线专家进行一次咨询. QuickBooks Online在这方面提供了很好的指导, 但是，不缴纳工资税(或不正确缴纳工资税)可能会导致处罚和罚款——甚至更糟.

此外，您还需要完成其他设置任务，例如:

• 将您的工资银行帐户连接到QuickBooks Online.
• Creating employee records.
• Setting payroll production preferences.

设置是迄今为止最具挑战性的部分处理工资单在QuickBooks在线. 一旦完成了这些，你只需要输入几个小时并进行修改. 如果您打算接手或有任何问题，请与办公室联系.

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