如何在QuickBooks中设置用户?

当您授权员工访问QuickBooks时，确保关键会计信息的安全是必要的. 你信任你的员工，否则你不会雇佣他们. 但是，尽可能多地保护你的财务数据是一种良好的商业惯例. 毕竟, 你的公司文件包含你的客户和供应商的业务细节，你必须保密.

QuickBooks包含为员工分配用户权限的内置工具. 下面是它的工作原理.

设置用户

你将从打开 公司 菜单和选择 设置用户和密码|设置用户. 打开“用户列表”窗口. 您应该看到自己被列为管理. 点击 添加用户. 下图中的窗口将打开.

提示:如果您不知道您有多少个许可证，请单击 F2 看左上角. 如果需要向QuickBooks许可证添加用户，请转到 帮助|管理我的许可证|购买额外的用户许可证.

输入一个 用户名 和 密码 对于您的新用户，然后单击 下一个 看看这个人的访问选项是什么. 您可以选择:

• QuickBooks的所有领域，
• QuickBooks的选定区域(将在下一个窗口中显示)，或
• 外部会计(除了敏感的客户数据外，可以访问QuickBooks的所有领域, 例如信用卡号码).

点击前面的按钮 QuickBooks的选定区域，然后点击 下一个.

如你所见，这里有三个选项: 没有访问, 完全访问 和 选择性访问. 如果你选择 选择访问，指出这里的限制是什么. 您还必须决定该员工是否能够看到完整的客户信用卡号码.

警告:不用说，你应该非常仔细地考虑其中两个选项. 一般来说，你是 管理 应该是唯一知道的人吗 完全访问 以及谁可以查看完整的客户信用卡号. 只有当你像信任你自己一样信任一个员工时，你才应该授予他这些权限. 即使这样，您也应该做一些审计.

点击 下一个 等你们办完了. 在接下来的几个窗口中，您将不得不做出类似的决定, 将QuickBooks划分为多个任务类型: 购货及应付帐款, 支票和信用卡, 库存, 工资单及雇员. 之后的两个窗口将再次需要大量的考虑和谨慎. 它们是:

• 敏感会计活动. 这指的是在账户之间转账和网上银行等活动.
• 敏感财务报告. 您希望授予该用户对财务报表的何种访问权限? 您在这里的选择将覆盖对用户施加的其他报告限制.

在这里，你可以选择 No, 完整的 和 选择性访问.

最后, 您必须指定该员工是否可以更改或删除其区域中的事务. 他们是否可以对在截止日期前记录的交易这样做? 当你点击 下一个 完成此窗口后, 您将看到授予该员工的访问权和活动权的摘要. 仔细检查该表，然后单击 完成.

你可以去你的 用户列表 随时随地，只要你能 添加, 编辑, 删除 和 视图 用户可以转到 公司|用户与密码设置|用户设置.

关键决策

允许员工访问你的QuickBooks公司文件是一个重大的决定. 决定他们有多少访问权值得同等考虑. 但是，如果你只是没有时间再做你的会计任务，或者你只是想花更多的时间远离它，这样你就可以致力于发展你的业务, 可能需要向一个或多个员工授予QuickBooks访问权限.

我们相信您之前已经注意到，您可以让您的会计有限地访问您的QuickBooks公司文件. 如果你不想让员工进来，还有另一个选择. 如果你有兴趣，请联系办公室，想办法减轻你的负担.

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