添加/编辑多个列表条目简化了记录更改

Data entry 在QuickBooks中进行修改可能会很繁琐. Beginning with QuickBooks 2010 专业版及以上版本，这项工作变得容易多了. The Add/Edit Multiple List Entries 工具的功能正如其名称所暗示的那样:它允许您添加条目到 您的客户、供应商、服务、库存部件和非库存部件的列表 parts. 它还使更改一个或几个快捷和容易.

Using this feature, you can:

• See customized views of your list data
• Enter missing information
• Create new 来自现有项的重复项
• Do a mass change of a whole column
• Copy and paste records from Excel

There are myriad applications for this tool. 你可以用它，比如，当你 更改一组项目的首选供应商，而您不想这样做 edit each individual item record. 或者，当选定客户的区号或 vendors has changed. 你可以在添加一个物品清单时使用它 只是和别人略有不同，或者当你的会计告诉你的时候 change the name of an account.

Building the perfect view

To get started, click 列表|添加/编辑多个列表项. In the screen 打开后，单击 List box and select the type of data you want to see, like Customers. Then select the group that you want displayed by dropping the View list down. Click the Customize Columns button. This window opens:

Figure 1: Make 确保你的列是正确的，顺序正确.

The list on the left represents all possible column labels. 让右边的列表反映出你想要的 在你的表格中，突出正确的项目并使用 Add or Remove buttons and the Move Up or Move Down buttons. When you're satisfied, click OK. 表将更改为在中显示这些列 that order.

TIP: 列之间可能有很多空白. To close those gaps, put 将光标放在分隔两个列名的模糊垂直线上. A cross-like symbol will appear. 向左或向右拖动它，直到列 positioned well.

Let's say 客户委托一项新工作. 因为这么多的信息会留下 和以前的工作一样，你可以复制她的记录. Highlight the last 在她的工作列表中的条目，然后右键单击. Select Duplicate Row. The new 条目将包含她的默认信息，除了名称将更改为 DUP [NAME OF PREVIOUS JOB]. 把这句话改成新工作的名字，然后 click Save Changes if you're done.

Figure 2: It's 很容易复制条目的信息.

Mass changes

You may 偶尔希望对记录子集进行相同的更改. Say a city's 邮政编码改变了，你想找到受影响的客户. You'd open the Customers list, click on the View arrow and select Custom Filter. Then:

• In the Search list, choose from All, Active, etc.
• In the For 框中，输入通用属性，如邮政编码.
• Click on the arrow next to the in 框，然后告诉QuickBooks你想去哪里 搜索(地址字段，所有公共字段等).).

Figure 3: You 是否可以搜索具有共同特征的一组条目.

• Click Go. QuickBooks将显示所有匹配条目的列表.
• Make your 更改到列表顶部的条目，然后右键单击它. You'll see this menu:

Figure 4: The Copy Down 命令将列中的所有项更改为与列顶部的项匹配.

When you select Copy Down，所有的项都重复 list.

Some housekeeping

Anything you 只要单击，就可以更改这些视图 Save Changes, will be 反映在QuickBooks中，无论记录出现在哪里. If you've made 如果出现错误，比如使用美元符号，您将得到一条消息，告诉您修复它.

You can use Add/Edit Multiple List Entries in other ways. For example, it's a good way to see how thorough your recordkeeping is. 偶尔看看你的清单 spot missing data. 或者你在一个贸易展上签下了新客户， 但你的笔记本电脑上没有QuickBooks，所以你用Excel输入了它们. Once 您已经确保Excel中的列名和顺序与这些匹配 显示在“添加/编辑多个列表项”中，您只需复制并粘贴 new customers in.

This feature is easy to use, but be cautious. 我们可以帮助进行复杂的修改. 添加/编辑多个列表条目是QuickBooks拥有的十大最佳功能之一 incorporated in recent years. 这是一个简单的鸟瞰你的 lists, and a great time-saver.

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